Conny Schuttack
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Tipp 01   Notizen in Powerpoint

Um als Vortragender bei einer Präsentation nicht unvorbereitet und mit leeren Händen dazustehen, können Sie vorab mit Powerpoint schnell und einfach Hand- und Notizzettel anfertigen. Diese können auch als weiterführende Information für das Publikum dienen.

  • Auch für Ihre Notizen gibt es in Powerpoint eine Vorlage – ähnlich der Folienvorlage. Sie erreichen diese über Ansicht / Vorlage / Notizenvorlage. Legen Sie dort die Größe der Folie auf dem geplanten Notizblatt fest, indem Sie auf das Bild der Folie klicken und es mit den Ziehpunkten verändern. Ebenso kann die Darstellung der Notizen durch eine entsprechende Formatierung des “Notizentextkörpers” festgelegt werden. Die gewählten Formatierungen gelten dabei gleichermaßen für alle Notizblätter.
  • Sind alle Einstellungen erledigt können Sie mit Ansicht / Notizen zu jeder Folie Kommentare oder Infos verfassen. Dazu sollten Sie die Ansichtengröße über die Symbolleiste oder mit Ansicht / Zoom vergrößern, damit Sie erkennen, was Sie dort eintippen. Ist alles fertig, werden die Notizen mit Datei / Drucken und dem Eintrag Notizen im Listenfeld Drucken gedruckt. Sowohl die Kopf- als auch die Fußzeilen legen Sie dabei – wie auch bei Handzetteln – mit dem Menüpunkt Ansicht / Kopf- und Fußzeile fest.
  • Reicht Ihnen der verfügbare Platz von einer Textseite pro Folie nicht, können Sie die Folien auch über den Menüpunkt Extras / Buch erstellen nach Word exportieren. Damit lassen sich beliebig viele Textseiten verfassen. Im Dialogfeld legen Sie fest, wie die Folien in Word dargestellt werden sollen. Gedruckt und bearbeitet wird dann alles in Word. Nachteil dieser Methode ist, daß Sie sowohl ein Word-Dokument als auch eine Powerpoint-Präsentation verwalten müssen, selbst wenn Sie die Folien mit einer Verknüpfung einfügen.

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Tipp 02   Kurzinfos zur Präsentation

Statt der Notizzettel lassen sich auch schnell und einfach Handzettel für eine Powerpoint-Präsentation erstellen. Darauf kann man Kommentare und Infos neben der Folie vermerken oder die Blanko-Handzettel an das Publikum verteilen.

Sind die Präsentationsfolien einmal erstellt, ist der Weg zum ausgedrucktem Handzettel nicht mehr weit. Die Handzettel sollten noch in den Kopf- und Fußzeilen mit Informationen über die Präsentation und gegebenenfalls einem Copyright-Vermerk versehen werden.

Mit dem Befehl Ansicht / Kopf- und Fußzeile wird das dazugehörige Dialogfeld geöffnet, in dem noch auf die Registerkarte Notizblätter und Handzettel gewechselt werden muß. Dort wird der Text für Kopf- und Fußzeile in den entsprechenden Feldern eingegeben.

Soll die Seitenzahl erscheinen, kann das Kontrollkästchen Seitenzahl aktiviert werden. Bei Datumsangaben empfiehlt es sich, ein festes Datum einzugeben, damit auch wirklich der Tag der Präsentation, nicht das aktuelle Druckdatum auf den Handzetteln erscheint. Schließlich wird das Dialogfeld mit der Schaltfläche Allen zuweisen beendet, was die Einstellungen auf alle Folien überträgt.

Sind Kopf- und Fußzeile festgelegt, kann es direkt mit dem Ausdruck weitergehen. Der startet – wie üblich – über das Dialogfeld Drucken, das mit dem Befehl Datei / Drucken geöffnet wird. Dort muß lediglich im Listenfeld Drucken festgelegt werden, ob zwei, drei oder sechs Folien pro Handzettel gedruckt werden. Sonst gelten die gleichen Einstellungen wie für den Ausdruck von Folien.

Einzige Ausnahme ist der Druckbereich. Mit Seiten sind bei den Handzetteln nicht die Handzettelseiten gemeint, sondern die Folien. Wird zum Beispiel die Option Handzettel (6 Folien je Seite) für den Ausdruck gewählt und gleichzeitig im Druckbereich für den Punkt Seiten eingetragen zwei bis fünf, dann wird nur eine Handzettelseite mit den Folien zwei bis fünf ausgedruckt.


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Tipp 03   Handzettel in Powerpoint

Handzettel – englisch Handouts – sind verkleinert gedruckte Abbildungen Ihrer Folien, die Sie bereits in Powerpoint erstellt haben. Es stehen drei Varianten zur Verfügung, aus denen Sie wählen können:

2 Folien je Seite: Es erscheinen zwei größere Folien untereinander auf der Seite.

3 Folien je Seite: Auf der linken Seitenhälfte stehen drei kleine Folien, auf der rechten Seite Linien für Notizen zu den jeweiligen Bildern.

6 Folien je Seite: Es erscheinen sechs kleine Folien auf der Seite. Für Linien ist hier kein Platz mehr vorhanden.



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Tipp 04   Deckblatt für die Handzettel
Um die Handzettel und somit auch die Präsentation zu perfektionieren, macht sich ein Deckblatt gut. Öffnen Sie dazu eine neue Präsentation und wählen als Folienlayout Titelfolie. Stellen Sie über Datei / Seite einrichten dieAusrichtung auf Hochformat. Weisen Sie das gleiche Präsentations-layout zu, das auch für die Handzettel verwendet wurde. Geben Sie den Text für das Deckblatt ein und drucken es wie eine Folie aus.

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Tipp 05   Notizen in Powerpoint
Wenn Sie ein Notizblatt über Bearbeiten / Folie löschen entfernen, dann löschen Sie automatisch auch die dazugehörige Folie und nicht nur die Notizen. Wollen Sie lediglich die Notizen löschen, müssen Sie den Text markieren und dann entfernen. Übrigens: Wenn Sie etwas Platz lassen, können Ihre Zuhörer noch eigene Anmerkungen hinzufügen.

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Tipp 06   Farbskala in fertiger Präsentation ändern
Auch in bereits fertigen Präsentationen können Sie die Farbskala ändern. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste wählen Sie aus dem Kontextmenü Folienfarbskala. Nach dem Umwandeln einer Farbskala weisen Sie diese allen Folien der Präsentation zu. Das geschieht über die Schaltfläche Allen zuweisen. So brauchen Sie nicht jede Folie einzeln und manuell einfärben. Die automatische Änderung der Farben kann Powerpoint aber nur bei Farben realisieren, die in der Farbskala enthalten sind. Ist das nicht der Fall, müssen Sie selbst Hand anlegen.

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Tipp 07   Höherstufen-Symbol
Mit dem Höherstufen-Symbol generiert man aus einem Textkörper eine Überschrift. Dieses Symbol wandelt eine Überschrift in einen Textkörper um. Wenn diese Schaltfläche gedrückt ist, zeigt Winword den gesamten Text an – sonst nur die Überschrift. Dieses Symbol (Höherstufen) wird eingesetzt, um die Priorität einer Überschrift zu erhöhen. Mit diesem Symbol (Tieferstufen) vermindert man die Priorität einer Überschrift.

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Tipp 08   Individuelle Farben einsetzen
Viele Unternehmen haben die Corporate Identity an eine bestimmte Farbe gekoppelt. Oft handelt es sich um ausgefallene, exotische Farben. Diese Sonderfarben sollen dann natürlich auch in der Präsentation wiederzufinden sein. Um eine solche Farbe auf den Folienhintergrund zu bekommen, wählen Sie die Funktion Format/Benutzerdefinierter Hintergrund und klicken auf die Pfeiltaste der Auswahlbox. Hinter dem Menüpunkt Andere Farbe verbirgt sich das Register Anpassen. Jetzt können Sie die gewünschte Farbe über Rot-, Blau- und Grünwerte definieren und zudem Sättigung, Intensität sowie den Farbton einstellen. Die gewählte Farbe wird dann in einem Vorschaufenster der ursprünglichen Farbe gegenübergestellt.

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Tipp 09   Jede Textzeile einzeln animieren
Textanimationen in Powerpoint 4.0 betreffen normalerweise nur die oberste Textebene, die auf der Folie erscheint. Die hierarchisch tiefer angeordneten Textbereiche tauchen automatisch mit der Überschrift auf. Möchten Sie auch Unterpunkte einzeln und nacheinander in eine Präsentation einfließen lassen, müssen diese in Powerpoint 4.0 als Hauptpunkte erstellt und dann umformatiert werden.
Damit die Unterpunkte eingerückt erscheinen, sollten Sie zunächst ein Leerzeichen eingeben und dann erst die Taste [Tab] betätigen. Ansonsten stuft Powerpoint diese Zeile automatisch um eine Ebene nach unten. Weil das Aufzählungszeichen bei Hauptpunkten immer ganz links erscheint, muß es durch ein Sonderzeichen ersetzt werden.
Markieren Sie dafür die Zeilen, die Sie als Unterpunkte formatieren wollen, und klicken diese mit der rechten Maustaste an. Aus dem Popup-Menü wählen Sie den Punkt Aufzählungszeichen und entfernen das Häkchen vor Verwenden. Fügen Sie dann aus der Zeichentabelle von Windows das gewünschte Aufzählungszeichen vor dem Text ein.
In Powerpoint 7.0 ist eine neue Funktion hinzugekommen, um auch tiefergestufte Punkte einzeln einzublenden. Betrachten Sie die Folie, an der Sie die Änderungen vornehmen wollen, in der Folienansicht und betätigen im Textbereich die rechte Maustaste, um aus dem Popup-Menü den Punkt Animationseinstellungen zu wählen. Unter Aufbauoptionen tragen Sie die erste Ebene ein, die gemeinsam mit der ihr übergeordneten Ebene erscheinen soll. Möchten Sie also zum Beispiel, daß die Punkte der Ebenen eins bis drei einzeln eingeblendet werden, doch noch tiefere Unterpunkte gemeinsam mit der Ebene drei auftauchen, wählen Sie die Einstellung Absätze der 4. Ebene.

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Tipp 10   Originalfarben beibehalten oder rekonstruieren

Wenn Sie einmal farbige Objekte beispielsweise aus Word in Powerpoint übernommen haben, ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen, daß sich die Farben gegenüber dem Original verändert haben. Dabei handelt es sich um keinen Fehler in der Präsentationsgrafik, sondern um eine Funktion. Die soll verhindern, daß farbige Elemente auf zufällig gleichfarbigen Hintergründen einfach optisch verschwinden. Falls Sie die Originalfarben unbedingt weiter verwenden wollen, rufen Sie das Objekt wie gewohnt über die Zwischenablage und Bearbeiten / Inhalte einfügen auf und wählen seinen Typ, etwa Microsoft Word Dokument-Objekt. Bereits eingebaute Objekte markieren Sie in Powerpoint mit einem Klick, dann klicken Sie Extras / Neu einfärben an und aktivieren die Option Original.


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Tipp 11   Identische Überblend-Effekte nutzen

Sollten Sie eine eigene Präsentation aufgebaut haben, und wollen Sie alle Folien mit dem gleichen Überblendeffekt ausstatten, geht das am schnellsten mit der Option Alles markieren in der Darstellungsoption Foliensortierung. Diesen Menüpunkt finden Sie unter Bearbeiten.


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Tipp 12   Mehr Leben durch animierte Symbole

Um Ihre Präsentationen mit herumfliegenden Flugzeugen und weiteren Effekten auszustatten, können Sie beispielsweise die Animation Text von links einsetzen: In den Textblock der gewünschten Folie fügen Sie in Zeilen, in denen ein Flieger erscheinen soll, das große “Q” ein. Unter Format / Schriftart wählen Sie für das “Q” die Schrift Wingdings aus und aktivieren unter Format / Ausrichtung die Option Rechtsbündig. Powerpoint ersetzt das “Q” nun durch ein Flugzeug, das Sie in Farbe und Größe verändern können. Unter Extras / Animationseinstellungen aktivieren Sie zunächst die Aufbauoptionen und klicken auf Effekt. In dieser Liste wählen Sie Text von links aus. Starten Sie die Präsentation, flattern die ausgewählten Symbole von links durchs Bild.


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Tipp 13   Farbiges Layout zu Kontrollzwecken ausblenden

Sie experimentieren mit Sicherheit ab und zu mit Präsentationen herum. Dabei stellt sich oft heraus, daß es wünschenswert wäre, einer fertigen Serie von Folien nachträglich leere Präsentationslayouts zuzuweisen. Damit können Sie die Wirkung der Folien ohne den Hintergrund einfach besser einschätzen. Einen solchen neutralen Hintergrund erreichen Sie über Format / Präsentationslayout zuweisen, indem Sie im Fenster Suchen in: den Ordner \Windows\ShellNew öffnen und in der Dateiliste darunter doppelt auf Ppt70.ppt klicken.


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Tipp 14   Text linksbündig ausrichten

Versuchen Sie vergeblich, einen Text linksbündig auszurichten, der Text richtet sich aber ab der zweiten Zeile nicht mehr am linken Rand aus? Dann haben Sie für den Absatz einen Einzug ab der zweiten Zeile definiert. Powerpoint tut dies auch standardmäßig auf den Folienvorlagen. Um dies zu ändern, verschieben Sie einfach den Einzug für die zweite Zeile auf dem Lineal (Befehl Lineal aus dem Menü Ansicht) nach links. Damit wird der gesamte Text linksbündig ausgerichtet.


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Tipp 15  Farbe und Formatierung

Die Wahl von Farbe und Formatierung hängt davon ab, welches Präsentationsmedium Sie einsetzen. Wenn Sie eine Bildschirmpräsentation geben, können Sie dunkle, kräftige Farben und eine helle Schrift verwenden. Bei Overheadfolien sollten Sie genau umgekehrt vorgehen. Dort verwenden Sie am besten keine Hintergrundfarbe, dafür aber dunkle Farben für die Schrift und die Objekte.


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Tipp 16  Bildende Kunst

Wenn man Zuhörer überzeugen möchte, sollte man seine Präsentation professionell gestalten, damit sie zum optischen Leckerbissen wird. Um eine anspruchsvolle Slide-Show zu kreieren, braucht man aber nicht tagelang vor dem PC zu hocken. Powerpoint hilft schnell weiter.

Das A und O einer gut gemachten Präsentation: das spannende Darbieten von meist trockenen, langweiligen Daten und Fakten. Powerpoint bietet viel Spielraum für kreative Ideen in Sachen optische Datenaufbereitung und verlangt dabei keinen großen Zeitaufwand.

Als erstes sollte überlegt werden, ob der Vortrag mit Powerpoint und dessen Mustervorlagen verfaßt wird oder aber Word- und Excel-Dateien in die Präsentation integriert werden sollen. Sowohl das Verwenden von Vorlagen als auch das Einbinden von Texten und Diagrammen spart Zeit beim Erstellen eines Vortrages.

Die Ausgangsdaten für viele Vorträge beruhen auf Texten und Kalkulationen. Was liegt also näher, als diese Daten zur Grundlage für die Präsentationen zu machen. In Word für Windows wird der gewünschte Text geladen und unter einem neuen Namen gespeichert. So lassen sich bedenkenlos Inhalt und Form modifizieren; der ursprüngliche Text bleibt dabei unverändert.

Um die Inhalte klar und treffend darzustellen, sind aus dem Text die richtigen Bestandteile herauszuziehen. Manuell ist das je nach Qualität und Zielsetzung des Ursprungstextes ein erheblicher Aufwand. Word nimmt dem Anwender hier eine Menge Arbeit ab. Als erstes schaltet man die Gliederungsfunktion von Word für Windows ein. Am einfachsten geschieht dies über die Funktion Gliederung aus dem Ansicht-Menü. Word stellt jetzt über den Text die Gliederungs-Symbolleiste.

Wenn man Texte ohne den Einsatz einer Formatvorlage schreibt, haben für Word alle Zeilen die gleiche Priorität. Zuerst müssen sämtliche Überschriften hervorgehoben werden. Dazu wird das passende Symbol aus der Gliederungs-Symbolleiste eingesetzt. Plazieren Sie erst die Eingabemarke in der gewünschten Textzeile und klicken Sie dann auf das Höherstufen-Symbol.

Da nun alle Überschriften hochgestuft sind, kann man der besseren Übersicht wegen den restlichen Text ausblenden. Das geschieht über das Alles-Symbol in der Gliederungs-Symbolleiste. Jetzt zeigt Word nur noch die Überschriften an. Nun werden die Prioritäten der Überschriften festgelegt. Alle Headlines stehen in der Überschriftenebene 1, was Powerpoint als Titel für ein neues Dia interpretiert. Die Titelzeilen, die man als Sekundärüberschrift in einem anderen Dia verwenden möchte, müssen mit dem Tieferstufen-Symbol heruntergestuft werden. Es lassen sich bis zu acht Ebenen verwenden.

Mit der Standard-Formatvorlage Normal.dot läßt sich viel Formatierungsarbeit sparen: Es werden einfach die vordefinierten Formate für die Überschriftenebene eingesetzt. Beim Wechseln in die Gliederungsansicht ordnet Winword den Formaten automatisch die richtige Position zu.

Mit Text allein ist es aber in einer Präsentation nicht getan: Das Publikum will Zahlen und Fakten. Warum also nicht die passende Excel-Kalkulation und entsprechende Diagramme mitliefern?

Ein Diagramm aus Excel in Powerpoint zu übernehmen ist nicht schwer. Jedoch wird der optische Eindruck der Präsentation gestört, wenn in Excel nicht die nötige Vorsorge getroffen wird. Nach dem Aktivieren der Excel-Arbeitsmappe klickt man das gewünschte Diagramm an, so daß der Rahmen markiert ist. Durch Drücken der rechten Maustaste erscheint ein Kontextmenü. Hier wird die Funktion Objekt formatieren gewählt. Jetzt lassen sich für den Hintergrund des Diagramms Farben und Muster vergeben. Klickt man Muster auf der Drop-Down-Liste, bietet Excel über 70 Füllmuster und Farben an. Oftmals setzt Excel Diagrammwände ein, die sich wie ein Rahmen um das Diagramm legen. Diese sollten ebenfalls farblich an den Rest der Präsentation angepaßt werden. Hierfür wird das Diagramm doppelt angeklickt. Mit der rechten Maustaste läßt sich die Funktion Diagrammwände formatieren aufrufen. In der Liste Muster kann sich der Vortragende die passende Farb- und Musterkombination aussuchen.

Ist die Formatierung abgeschlossen, wird eine Zelle in der Kalkulation angeklickt und das Diagramm markiert. Mit der rechten Maustaste läßt sich die Funktion Kopieren aufrufen. Windows kopiert nun das Diagramm in die Zwischenablage.

Von Powerpoint aus lädt man dann die Präsentation und das Dia, in die das Diagramm eingefügt werden soll. Mit der Funktion Einfügen aus dem Bearbeiten-Menü fügt Powerpoint das Excel-Diagramm ein.

Wer nicht auf Winword- oder Excel-Daten zurückgreifen will oder muß, kann sich mit den Präsentationsvorlagen blitzschnell einen Vortrag basteln. Sie sind besonders hilfreich, wenn eine Präsentation in den Grundzügen fertiggestellt ist, der letzte Schliff aber noch fehlt. In diesen Vorlagen befindet sich das Layoutgrundgerüst. Informationen über Bildhintergrund, Farbpaletten und andere grafische Merkmale sind hier gespeichert. Das Auswählen der Vorlagen ist einfach. Nach Öffnen der Powerpoint-Präsentation wird die Funktion Präsentationslayout zuweisen aus dem Format-Menü gewählt. In der Auswahlliste Dateityp sucht man nach der Einstellung Präsentationen. Jetzt kann man auf die vordefinierten Powerpoint-Daten oder auf ein Präsentationslayout, das schon einmal verwendet wurde, zugreifen. Layouts, die noch mit der Version 4.0 angefertigt wurden, lassen sich natürlich ebenso einbinden.

Falls die vordefinierten Layouts nicht den Vorstellungen entsprechen und auch die bereits gespeicherten Präsentationen nicht die gewünschte Aussagekraft besitzen, muß man selbst Hand anlegen.

Die größte Fläche auf der Folie nimmt der Hintergrund ein. Er sollte sorgfältig ausgesucht werden, da das Muster sowohl zur Optik als auch zum Thema des Vortrags passen sollte. Ein neuer Hintergrund wird aus dem Format-Menü mit der Funktion Benutzer-definierter Hintergrund aufgerufen. Hier können ein Verlauf sowie ein passendes Muster eingestellt werden. Auch eine Farbpalette steht zur Auswahl, die mit der Option Andere Farbe beliebig ergänzt werden kann.

Falls statt einer einheitlichen Farbe ein Muster Abwechslung in die Präsentation bringen soll, wählt man in der Auswahlliste die Einstellung Strukturiert. Geboten werden hier Holz- und Marmorarten, Sand-, Papier- und Stoffhintergründe. Unter Schattierungen findet man Verläufe von diagonal nach links oder rechts, vom Titel weg sowie vertikal und horizontal. Wer sich darunter nichts vorzustellen vermag, kann die Vorschau nutzen. Unter dem Menüpunkt Gemustert zeigen sich gut drei Dutzend Hintergründe, egal, ob Nadelstreifen- oder Karodesign, Punkte, Längs- oder Querstreifen.

Nachdem der Hintergrund des Layouts verändert wurde, sollte jetzt die Farbe von Schrift und Hervorhebungen angepaßt werden. Die Funktion Folienfarbskala enthält das Register Anpassen. In diesem Dialogfeld lassen sich die Folienfarben verändern. Powerpoint setzt für eine Präsentation acht Farben ein, die aufeinander abgestimmt sind. Zu jeder Farbskala gehören je eine Farbe für Hintergrund, Text und Linien, Schatten, Titeltext und Füllbereich sowie drei Akzentfarben zum Hervorheben. Durch einen Klick auf den Farbe ändern-Button lassen sich Texte und Schatten modifizieren und gleich in einem Vorschaufenster begutachten.

Hat man den Blick für die richtige Farbzusammenstellung verloren, hilft das Register Standard weiter. Powerpoint bietet unter diesem Register fertige Kombinationen aus Folienfarbskalen an, die von Design-Profis entwickelt worden sind.


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Tipp 17   Bild und Ton in Powerpoint

Wem seine Präsentation trotz Farbe und Hintergrundbildern zu langweilig ist, kann sie mit Bildern, Sounds und Animationen aufpeppen. Powerpoint hält die nötigen Werkzeuge dafür bereit. Eine in Powerpoint gestaltete Präsentation kann weit mehr bieten als ein paar Folien, die sich nur dann bewegen, wenn man die Maustaste zum Weiterblättern drückt. Bilder, Grafiken, Videos und Sounds bringen frischen Wind in die sonst oft statischen Vorträge. Mit Hilfe der bereits in Powerpoint enthaltenen Animationseffekte fallen Buchstaben oder ganze Wörter aus beliebigen Richtungen auf die Folie. Sportwagen aus der Clipart Gallery rasen mit Formel-I-Getöse über den Bildschirm und stoppen mit quitschenden Reifen. Aber auch eigene Klangdateien im wav-, mid- und rmi-Format kann man in die Präsentation einbinden. Gleiches gilt für avi-Videos, die per Mausklick in der Präsentation abgespielt werden können. All diese bewegten Bilder und Schriften sind keine Spielereien, sondern Eye-Chatcher, welche die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen sollen. Gesprochene Texte aus dem Computer entlasten zudem den Vortragenden. Auch kleine Videos sagen oftmals mehr aus als langweilige Tabellen oder Diagramme.

  • Die in der Folie enthaltenen Texte, Grafiken und Bilder lassen sich mit unterschiedlichen Animationseffekten einblenden. Powerpoint bietet zum Beispiel einen Rennwagen-, Kamera-, Laser-, Schreibmaschinen- und Tropfeneffekt sowie den umgekehrten Textaufbau. Beim Schreibmaschinen-Effekt werden die Buchstaben einzeln auf die Folie getippt. Der Tropfeneffekt läßt die Zeichen wie Regentropfen ins Bild fallen.
  • Jedem Objekt kann ein Effekt zugewiesen werden, der beliebig geändert werden kann. Dazu wird mit der rechten Maustaste das zu animierende Bild oder die Schrift angeklickt. Im Kontextmenü wählt man Animationseinstellungen. Das folgende Fenster bietet fast 40 Möglichkeitenn Objekte effektvoll auf die Folie zu bannen. Geboten werden zum Beispiel: Text von unten links, von rechts rollen oder horizontal einblenden. Auch ob sich der Text absatz-, wort- oder zeichenweise aufbauen soll, läßt sich einstellen. Zu verschiedenen Animationen, wie dem Rennwageneffekt wird automatisch der entsprechende Klang mitgeliefert.
  • Nicht nur rasende Buchstaben, sondern auch Klänge lassen sich mit Powerpoint realisieren. Im Menü Einfügen / Klang... können zum Beispiel die 16 Sounds, die bereits im Office-Paket enthalten sind, in die Präsentation eingebunden werden. In der Folie erscheint ein Lautsprechersymbol, das per Mausklick die Audio-Datei abspielt. Selbstgestaltete Sounds oder gesprochene Texte können ebenfalls wiedergegeben werden, sofern sie als mid-, rmi- oder wav-Datei gespeichert sind.
  • Wer seine Präsentation mit einem Videoclip verschönern will, wird ebenfalls von Powerpoint unterstützt. Mit dem Menü Einfügen / Film... lassen sich avi-Dateien auf der Folie unterbringen (Auf unserer Office-Plus-CD finden Sie unter Ë9605redmond eine Videosequenz zum ausprobieren). Markiert man das Videoobjekt mit der rechten Maustaste, läßt sich der avi-Clip über Videoclip Objekt / Bearbeiten gestalten. Es kann beipspielsweise per Bearbeiten / Optionen eine Steuerleiste für das Medienfenster sowie eine Titelleiste hinzugefügt werden.
  • Um das Video nicht einfach nur so abzuspielen, lassen sich für die Wiedergabe unterschiedliche Einstellungen vornehmen. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf den Videoclip und wählt aus dem Kontextmenü Animationseinstellungen. In diesem Fenster muß Wiedergeben gewählt werden, um die Schaltfläche Weiter aktivieren zu können. Hier kann man bestimmen, ob die Bildschirmpräsentation zum Beispiel unterbrochen wird, solange der Videoclip läuft, oder sie im Hintergrund weiterlaufen soll.

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Tipp 18  Bild und Ton in Powerpoint

Mit Powerpoint lassen sich in eine Präsentation Multimedia-Elemente wie Filme oder Klänge einfügen. Auch können Verzweigungen zu anderen Folien erstellt und Einblendzeiten festgelegt werden. Sounds und Videos kann Powerpoint automatisch wiedergeben, oder man spielt sie auf Anforderung ab. Um mit der Präsentationssoftware Klänge wiedergeben zu können, benötigen Sie die dementsprechende Ausstattung an Soft- und Hardware. Der Klangrecorder ist bereits in Windows 95 enthalten. Zur Wiedergabe von Audio-Dateien benötigen Sie nur noch eine Soundkarte und Lautsprecher.


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Tipp 19   Sounds für Windows

Im Unterordner Klänge des MS-Office-Ordners Bild und Ton in Powerpoint sind einige Wave-Audio-Dateien enthalten, die man in seine Präsentation einbauen kann. Besitzen Sie Microsoft Office in der CD-ROM-Version, finden Sie im Ordner Valupack ebenfalls diverse Klangdateien (etwa 80 Stück), mit denen eine Präsentation unter Powerpoint nicht nur zum Augen-, sondern auch zum Ohrenschmaus wird.


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PPT97 Tipp 20   Office-Art

Das Präsentationsprogramm Powerpoint zehrt besonders vom neuen Office-Art. So können etwa importierte Bitmaps und Cliparts einfach nachbearbeitet werden.


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PPT97 Tipp 21   Erweiterte Clipart-Galerie

Die Clipart-Galerie von Powerpoint ist in der neuen Version zu einer Mediengalerie mutiert. Neben Cliparts kann man nun über die Galerie auch Bilder, Sounds und Videos in die Präsentation einbinden. Alle Medien lassen sich verschiedenen Kategorien zuordnen und sind zum leichteren Wiederfinden mit Stichworten versehen.


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PPT97 Tipp 22   Bildbearbeitung mit Powerpoint

Mit den neuen Bildbearbeitungsfunktionen von Powerpoint können sowohl importierte Bitmaps als auch Cliparts einfach nachbearbeitet werden. Neben Änderungen an Farbe und Kontrast der Grafiken kann man mit der Funktion Transparente Farbe einstellen einzelne Bereiche von Bitmaps freistellen. Ein Klick auf eine durchgehende Hintergrundfarbe macht diese Pixel unsichtbar und bringt den Folienhintergrund zum Vorschein.


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PPT97 Tipp 23   Hyperlinks und Verknüpfungen

Jedes Objekt und Wort kann mit verschiedenen Ereignissen verknüpft werden. So wechselt etwa ein Klick auf ein Symbol oder verknüpftes Wort zu einer bestimmten Seite der Präsentation, startet eine Anwendung, oder führt direkt zu einer Seite im Internet.


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PPT97 Tipp 24   Neue Animationsfunktionen

Innerhalb der Präsentation kann jedes Objekt einzeln animiert werden. Durch Festlegen der Reihenfolge und der gewünschten Effekte können die Seiten bis ins Detail nach Wunsch aufgebaut und mit Sounds versehen werden. Die komplexen Einstellungen werden durch eine Vorschaufunktion und die Markierung der zu animierenden Objekte erleichtert.


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PPT97 Tipp 25   Animierte Diagramme

Um die Spannung bei der Präsentation der neuesten Zahlen bis zum Äußersten zu treiben, stehen nun verschiedene Animationen für die Diagramme bereit. Während der Präsentation bringt ein Mausklick Balken für Balken zum Vorschein. Auch den Hintergrund und die Legende des Diagramms bezieht Powerpoint auf Wunsch in die Animation ein.


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PPT97 Tipp 26   Zusatzfolien

Oft kommt es vor, daß auf einer Seite der Folie der Inhalt der Präsentation aufgelistet wird. Eine neue Funktion generiert automatisch aus dieser Agenda neue Folien für alle auf einer Seite aufgeführten Punkte. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Die Texte aller in der Foliensortieransicht markierten Folie lassen sich in einer Seite zusammenfassen.


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PPT97 Tipp 27   Schreibfehler werden direkt angezeigt

Wie es bei Word bereits seit der Version 7.0 üblich ist, kennzeichnet nun auch Powerpoint Rechtschreibfehler durch eine rote Wellenlinie. Besonders praktisch für mehrsprachige Präsentationen ist die Möglichkeit, verschiedenen Textpassagen unterschiedliche Sprachen zuzuweisen. Dadurch funktioniert die Rechtschreibkennzeichnung auch bei gleichzeitiger Benutzung mehrerer Wörterbücher in einer Präsentation.


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PPT97 Tipp 28   Mehr Pepp durch neue Grafikfunktionen

Die verbesserten Grafikfunktionen des Office-Paketes kommen bei Powerpoint besonders positiv zum Tragen. Autoformen in Verbindung mit 3D-Effekten sorgen mit einfachen Mitteln für spektakuläre Blickfänge in der Präsentation. Auch die Füllmöglichkeiten wurden erweitert: Nun können Objekte nicht mehr nur mit verschiedenen Füllmustern und Strukturen, sondern auch mit Bitmaps bestückt werden.


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PPT97 Tipp 29   Powerpoint Autorun
Viele Musik und Daten CDs starten sich selber auf, sobald sie in das CD-ROM Laufwerk eingelegt werden. Wie muss ich vorgehen, damit sich meine selbstgebrannten Daten CDs, z.B. mit PowerPoint Präsentationen in einem anderen PC selber starten?

Grundsätzlich muss eine CD-ROM nur die Datei autorun.inf enthalten, um selbständig beim Einlegen eine Applikation aufstarten zu können. Um den PowerPoint Viewer zu starten muss die Datei autorun.inf zum Beispiel folgenden Text enthalten:

[autorun] open=ppview32.exe present\present.lst

Das Programm ppview32.exe (der PowerPoint Viewer) muss dabei auch im Stammverzeichnis der CD sein.

Die zusätzliche Angabe weist den Viewer an, in der Datei present.lst im Unterordner present die gewünschten Präsentationen zu starten, die ebenfalls im Ordner present enthalten sind. In der Datei present.lst ist zum Beispiel folgender Text enthalten:

\present\Diashow1.ppt
\present\Diashow2.ppt

Um die ganze Installation einfacher zu gestalten, sind verschiedene Programme im Angebot wie

Autorun CD Project [1] oder
GST Power Launch [2],

welche eine vollständige autorun CD zusammenstellen können.

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Tipp 98   Sleep-Modus abschalten

Während der Präsentation muß die Stromsparfunktion des Notebooks deaktiviert werden, sonst führt eine längere Pause zum Blackout mitten im Vortrag. Der Bildschirmschoner hingegen wird von Powerpoint automatisch abgeschaltet.


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Tipp 99   Zehn Regeln für eine reibungslose Präsentation
  • Vergessen Sie bei einer Präsentation mit dem Notebook nicht den geladenen Ersatzakku sowie das Netzteil.
  • Schalten Sie für die Zeit Ihres Vortrags die Stromsparfunktion Ihres Notebooks (Sleep-Mode) aus.
  • Ihr Vortrag sollte nicht länger als 40 Minuten dauern.
  • Veranschlagen Sie pro Folie etwa zwei bis drei Minuten Redezeit, und kalkulieren Sie Zwischenfragen mit ein.
  • Nach der letzten Folie Ihrer Präsentation können Sie eine schwarze Seite als Stopper einblenden.
  • Sichern Sie, wenn Sie Ihren Vortrag mit Powerpoint erstellt haben, diesen mit dem Modul Pack and Go auf Diskette.
  • Machen Sie sich mittels der Handouts Stichpunkte zu den einzelnen Folien.
  • Verteilen Sie Handouts an Ihr Publikum. Die Zuhörer können sich gezielt Notizen zu den Folien machen.
  • Achten Sie bei einer Präsentation mit einem Beamer darauf, wie viele Farben dieser darstellen kann.
  • Benutzen Sie bei einem Vortrag an der Leinwand einen Zeigestab (oder Laserpointer).

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Tipp 100   Grafiken in Word - Auf das Format kommt es an

Durch die Wahl des richtigen Grafikformats läßt sich beim Importieren von Bildern in Word sehr viel Platz sparen. Das Windows-Hausformat BMP ist in Sachen Speicher äußerst verschwenderisch, da es keinerlei Kompressionsrnöglichkeiten bietet. Es ist daher nur eine Notlösung.

Für das verbreitete TIFF-Format bieten die meisten Grafikprogramme beim Speichern die Möglichkeit, ein zusätzilches Kompressionsverfahren zu wählen. Aber nur beim Speichern in eine Datei, nicht bei der Weitergabe über die Zwischenablage, kann es sich platzsparend auswirken. Die Kompression erzielt nur bei Bildern bis 256 Farben wahrnehmbare Ergebnisse.

Das GIF-Format unterstützt ohnehin nur 256 Farben. Es hat die entsprechende Kompression integriert, weshalb es etwas leichter zu handhaben ist als das TIFF-Format. Gescannte Fotos mit 16,7 Millionen Farben, also 24 Bit Farbtiefe, lassen sich hingegen im JPG-Format platz-sparender ablegen. Dort können Sie beim Speichern aus dem Graflkprogramm den Kompressionsfaktor nach Belieben festlegen. Je stärker die Datei komprimiert wird, desto mehr leidet die Bildqualität. Für die Speicherung im JPG-Format sind alle Bilder, in denen klare Formen aneinander stoßen, ungeeignet. Sie bilden unschöne Farbsäume und waschen im JPG -Format aus.

Für die Übernahme von Bildern in Word gibt es zwei Möglichkeiten: Das Clipboard eignet sich nur für einfache und kleine Bilder. Bei aufwendigen Zeichnungen und hochauflösenden Bildern ist der Datei-Import über die Befehlsfolge EINFÜGEN - GRAFIK - AUS DATEI angesagt. Deaktivieren Sie in diesem Auswahlmenü die Option MIT DATEI SPEICHERN, wird die Bilddatei nicht in das Dokument importiert, sondern lediglich eine Verknüpfung hergestellt. Nehmen Sie nachträglich Änderungen an der Grafikdatei vor, ohne das Seitenverhältnis zu ändern, wird das Word-Dokument automatisch aktualisiert.

Wenn Sie Vektorbilder einbinden wollen, hilft Ihnen des Postscript-Dateiformat EPS weiter. Der Trick bei diesem Format besteht darin, daß es das Bild gleich zweimal enthält - einmal als Bitmap-Darstellung, die Winword verwendet, um das Bild am Monitor darzustellen, und zum andern aus den Postscript-Informationen, die zum Drucker geschickt werden.

In Corel Draw erzeugen Sie eine EPS-Kopie der Vektorzeichnung über DATEI - EXPORTIEREN - DATEITYP: ENCAPSULATED Postscript. Ist des Bild einmal importiert, muß seine Position im Text definiert werden. Bei der Seitenverankerung wird das Bild auf der Seite fixiert, während der Text bei Längungen oder Kürzungen am Bild vorbeiläuft, ohne es zu verschieben. Dagegen wird bei der Absatzverankerung das Bild an einen Textblock gekettet und bei Textänderungen mit diesem verschoben.


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